E-Mail-Effizienz

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Wie können wir mit 2 Klicks unsere E-Mail-Effizienz steigern?
Oft sind es ganz einfache Dinge, die uns helfen, viele kleine Zeitvorteile zu
nutzen und so schneller und besser voran zu kommen.

klicks

Weit verbreitet sind E-Mails, die keinen oder keinen klaren Betreff-Text haben. So ist es notwendig, dass wir uns in die E-Mail einlesen müssen um das Thema zu erkennen.
Damit ist die 1. Zeitverschwendung identifiziert: Zeit zum Verstehen der E-Mails
.
Durch das Struktur-Wort des Outlook-Add-In® „SubjectMarker“ erkennen wir jede E-Mail schneller.

Beim Ablegen der E-Mail ist es auch einfacher, wenn ein klarer Betreff vorhanden ist. Häufig wird die Betreffzeile dazu modifiziert, um das spätere Wiederauffinden zu vereinfachen.
Damit ist die 2. Zeitverschwendung identifiziert: Zeit zum Ablegen der E-Mails
.
Mit dem Outlook-Add-In® „SubjectMarker“ erhält die Betreffzeile mit 2 Klicks ein klares Thema.

Beim Suchen einer E-Mail tun wir uns auch leichter, wenn wir nach einem Kategorie-Wort suchen können. Ohne Kategorie-Wort ist es schwieriger, eine bestimmte E-Mail zu finden.
Damit ist die 3. Zeitverschwendung identifiziert: Zeit zum Suchen der E-Mails.
Durch das Outlook-Add-In® „SubjectMarker“ finden wir die E-Mails schneller wieder.

Mit dem „SubjectMarker“ zur Strukturierung der E-Mail-Betreff-Zeile sparen Sie also Ihre eigene Zeit beim Lesen, Ablegen und Wiederfinden Ihrer E-Mails. Zusätzlich werden auch Ihre E-Mail-Partner angenehm zur Kenntnis nehmen, dass die Betreffzeilen der von Ihnen versandten E-Mails immer aussagekräftig und klar sind.

„SubjectMarker“ Video
VideoVideo zur E-Mail-Effizienz


 

Das folgende Video zeigt Ihnen, wie einfach mit
dem „SubjectMarker“ plus neue Wörter für die
Betreff-Kennzeichnung in Ihr persönliches Menü aufgenommen werden können.

Durch meine Erfahrungen bei der Beratung von Firmen, die sich mit der Steigerung der E-Mail-Effizienz beschäftigen zeigt sich, dass die Zeit zum Schreiben, Lesen, Ablegen und Suchen im Zusammenhang mit E-Mails derart zunehmend ist, dass dringender Handlungsbedarf gegeben ist, die Effizienz zu steigern und damit Zeit einzusparen.

Schwerpunkte sind dabei, die Anzahl der E-Mais auf Sinnhaftigkeit zu prüfen und auch die Qualität beim E-Mail-Schreiben durch bessere Nutzung vorhandener Tools und Techniken zu steigern.

Die Initiativen zur Effizienz-Steigerung sind heute nicht mehr auf die Produktion beschränkt. Auch in der Bürowelt gilt es, die Tätigkeiten nach „wertschöpfend“ und „nicht wertschöpfend“ zu untersuchen und einzuteilen.

Die „E-Mail-Kommunikation“ wird zunehmend zum wesentlichen „Zeitfresser“ in unserer täglichen Arbeit. Die Existenzberechtigung der „E-Mail-Kommunikation“ ist unbestritten. Sie ist längst das Rückgrat der Firmen-Kommunikation geworden. Trotz der Bedeutung der „E-Mail-Systematik“ wird der dafür aufzuwendende Zeitbedarf immer größer und beansprucht je nach der Menge der E-Mails (20 – 100 E-Mails/Tag) bereits 1 bis 4 Std. täglich. Untersuchungen in den USA haben gezeigt, dass bei optimaler Nutzung der Outlook®-Möglichkeiten bis zu 20 % der E-Mail-Zeit eingespart werden können.

Auch die Office-Berater in Deutschland stellen in zunehmendem Maße fest, dass viele Firmen das Einsparungs-Potenzial durch eine besser strukturierte „E-Mail-Systematik“ erkannt haben und die „E-Mail-Effizienz-Steigerung“ in Ihre Verbesserungs-Initiativen einbezogen haben.

Es sind eigentlich ganz einfache Dinge, wie wir beim Umgang mit dem „E-Mail-System Outlook®“ Zeit sparen können. Um den Inhalt von E-Mails schneller erfassen zu können, wäre es gut, wenn jede E-Mail eine klare Aussage in der Betreff-Zeile hätte. Das kann man mit Disziplin erreichen oder man nutzt eine technische Hilfe von Outlook®, ein „Outlook-Add-In®“ mit dem Namen „SubjectMarker“. Der „SubjectMarker“ ermöglicht dem E-Mail-Anwender, sich Betreff-Struktur-Wörter zu speichern und über ein integriertes Auswahl-Menü mit nur 2 Klicks an den Beginn der Betreffzeile zu setzen.

auswahl

Dadurch ergeben sich gleich 3 Vorteile:

  1. Der E-Mail-Empfänger erkennt den Inhalt der E-Mail schneller und kann sich dadurch Lesezeit sparen.

  2. Der Sender und der Empfänger können die E-Mail schneller richtig ablegen.

  3. Die E-Mails werden mit der E-Mail-Suchfunktion schneller und treffender gefunden.

Nach dem Feedback aus vielen Verbesserungsteams wird somit wertvolle Arbeitszeit eingespart, die dann für wertschöpfende Dinge eingesetzt werden kann.

Sehen Sie im abgebildeten Screen-Shot wie sich die Betreff-Kennzeichnung durch das „Outlook-Add-In®“ harmonisch in das „Outlook Nachrichten Menü®“ einfügt.

screenshot

Mit dem grünen plus fügen Sie ganz einfach neue Betreff-Wörter in das Auswahl-Menü ein, mit dem roten minus löschen Sie nicht mehr gebrauchte Wörter.

Das Outlook-Add-In® läuft unter Outlook® 2002, 2003, 2007 und 2010 mit den Windows-Versionen® XP, Vista und Windows 7.

Windows® und Outlook® sind eingetragene Warenzeichen der Firma Microsoft® Corporation in den USA und in anderen Ländern.

Kontakt

Robert Hierl
Leadership-Services

Hofleite 5
92272 Freudenberg

0049 171 5625010
0049 962791201
robert.hierl@leadership-services.com

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